Арендуем офис. Что смотрим?

Для существования любого бизнеса необходимо наличие каких-либо площадей. От небольшого офиса фирмы-посредника до заводов и фабрик, не говоря уже о торговых площадях. Поэтому всегда актуален вопрос: взять помещение в аренду или купить?

Этот вопрос актуален и на этапе организации фирмы, и при необходимости расширения существующей, причем расширения именно территориально: штат растет, а существующих площадей не хватает. Собственность по карману далеко не всем, да и не всегда экономически оправдана, поэтому возникает разумное решение - взять офис в аренду. При этом возникает масса вопросов, как юридического, так и фактического характера.

В настоящей статье мы хотели бы дать несколько советов по тому, на что следует обратить внимание при осмотре офисного помещения с точки зрения благоприятности дальнейшего ведения бизнеса.

1. Где выбрать офис?

Если Ваш бизнес связан с активными продажами, то необходимо разместить его рядом с людскими потоками, на проездных улицах. В этом случае увеличивается вероятность, что Вас заметит большее количество потенциальных клиентов, и поток посетителей будет максимальным. Необходимо заранее подсчитать, что чем менее "раскрученным" является место, тем дольше Вы будете объяснять Клиенту, как к Вам проехать, и тем больше будет Ваш рекламный бюджет. Именно поэтому для офисов продаж рекомендуется выбирать площади, расположенные в домах первой линии, с выходом на проезжую часть улицы, желательно на первом этаже. Если офис, который Вы осматриваете, находится выше второго этажа, имеет смысл уточнить наличие лифта. Причем полезным источником информации могут являться иные арендаторы-соседи - им нет интереса приукрашивать ситуацию, и, если лифт работает нерегулярно, они Вам обязательно об этом сообщат.

Если же Ваша деятельность больше связана с телефонными переговорами (телефонные справочные, транспортные компании, иное), и личные контакты сведены к минимуму, то можно рассмотреть удаленный от центра офис. Тут более принципиальным становится вопрос проведения коммуникаций и возможность удобно добраться до работы Вашим сотрудникам. Потому как, польстившись низкой арендной ставкой в «промышленной зоне», можно столкнуться с ситуацией, что придется заказывать вахту.

Многие компании также сталкиваются перед выбором обособленного офиса на первом этаже и блок-офиса в деловом центре. Здесь, конечно, по набору предоставляемых услуг: охрана, уборка и прочие блага, деловые центры оказываются в более выигрышном положении, т.к. в полностью автономном офисе эти вопросы придется решать самим со всеми вытекающими расходами. Но, в то же время многие деловые центры имеют свой график работы, и нужно уточнить, совпадает ли он с, возможно, свободным графиком работы Вас и Ваших клиентов.

И, наконец, парковка. Если около офиса негде оставить машину то, сделав пару-тройку кругов вокруг или около здания, Вы сами захотите отсюда уехать и больше не возвращаться. Не говоря уже о Ваших клиентах.

2. Какой вид?

Конечно же, хочется максимального качества за минимальные деньги. Здесь главное рассудительность. Если Ваш офис должен встречать клиентов своим лицом – то очень важно и качество отделки самого офиса, и коридоров, и холла. Для своих же, административных нужд, можно руководствоваться своим вкусом и возможностями бюджета. Если ремонт Вас не устраивает, всегда можно попробовать договориться с арендодателем о зачете стоимости ремонта в счет арендной платы. А если офис устраивает, то в долгосрочной перспективе, возможно, выгоднее будет освежить ремонт своими силами. Гораздо принципиальнее вопрос расположения офиса и иных моментов, которые Вы не сможете изменить в дальнейшем, но которые повлияют на работу в целом.

3. Связь с миром

Связь с внешним миром – это то, что делает офис офисом, а не просто комнатой. Коммуникации - это та деталь, которая при осмотре помещения иногда остается незамеченной, а в дальнейшем может повлечь массу проблем. На что нужно обратить внимание?

Конечно же, телефон. Сколько линий проведено и передается Вам вместе с помещением? На каких условиях? На сегодня есть два основных варианта: «под залог» и «на себя». «Под залог» - телефонная линия, уже выкупленная Арендодателем, предоставляется Арендатору под залоговую сумму, обычно равную стоимости подключения, и возвращаемую по истечении договора аренды. Естественно, если нет долгов.

«На себя» - Арендатор самостоятельно заключает договор с телефонной компанией. Здесь самое сложное начинается по истечении договора аренды – приходится перерегистрировать (с выкупом) линию на следующего Арендатора, либо искать новое помещение с тем же оператором связи.

В дальнейшем, может возникнуть необходимость подключения дополнительных телефонных линий. В отдельных случаях докупить линии просто невозможно, т.к нет технической возможности, что особенно характерно для старых зданий, поэтому расширяться в рамках данного офиса будет значительно сложнее.

Наличие выделенного Интернета - это неоспоримое удобство. А возможность его проведения - требование ведения современного бизнеса.

Для полноценной работы также необходимо электричество и компьютерная сеть. Хорошо, если все предусмотрено и проведено. А если нет? Мотки удлинителей и проводов – это некрасиво и небезопасно. Обговаривать возможность установки дополнительных розеток и проводки в пластиковых коробах нужно заранее, чтобы не оплачивать при выезде порчу стен и иного имущества Арендодателя.

4. Скрыто от глаз.

Зайдите в офис. Душно? Холодно? Неприятный запах? Уточните у Арендодателя, как обстоят дела с вентиляцией. Обязательно посмотреть, работает ли она (прикладыванием простого листа бумаги – он не должен падать). Окно - это не вентиляция, зимой просто открыванием окон проблему решить нереально. Если в офисе есть кондиционер - это огромный плюс. Но важно помнить, что кондиционер только меняет температуру воздуха, но не осуществляет приток свежего воздуха.

Эти, и другие вопросы, могут показаться не принципиальными при выборе помещения, но в ходе работы в выбранном помещении будут выявляться скрытые и явные недостатки, на которые не хотелось обращать внимание ранее.

Очень многие проблемы при выборе помещения может решить грамотный специалист по коммерческой недвижимости. То, что не бросается в глаза даже очень опытному руководителю предприятия, может легко заметить профессионал на рынке недвижимости и, учитывая специфику именно Вашего бизнеса, помочь выбрать именно то, что нужно.

Щетинников Сергей Леонидович